A. Chức năng:

- Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng trên các lĩnh vực hành chính: lễ tân, phục vụ, vận tải; công tác tổng hợp, thông tin tuyên truyền.

- Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng các lĩnh vực công tác: Quản lý, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị vật tư; cải tạo, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, tài sản và các công trình trong quá trình sử dụng; tổ chức cung cấp điện, nước, y tế, vệ sinh môi trường.

B. Nhiệm vụ:

1. Công tác hành chính, lễ tân, phục vụ, vận tải

- Cấp, xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của CBCNV theo phân cấp hoặc uỷ quyền của Hiệu trưởng: Giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho CBCNV và lao động Hợp đồng được cử đi công tác, xác nhận chữ ký, thông báo chữ ký và tiếp nhận thông báo chữ ký của các tổ chức ngoài trường gửi đến và trong Trường chuyển đi… Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường;

- Giám sát việc thực hiện các Quy định về thủ tục hành chính trong trường;

- Chuẩn bị và in các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng… phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trường;

- Làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Ban giám hiệu, phục vụ khánh tiết, loa đài, điện chiếu sáng, nước uống, ăn điểm tâm các cuộc họp, hội nghị, các lớp bồi dưỡng của trường theo lịch tuần; tổ chức đón và hướng dẫn khách đến làm việc, tổ chức công tác đối ngoại của Ban giám hiệu với các cơ quan, địa phương;

- Làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Ban giám hiệu và các đoàn đi công tác nước ngoài;

- Quản lý và điều hành các phương tiện giao thông vận tải phục vụ công tác của trường.

2. Công tác tổng hợp

- Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo công tác tháng, quý, năm của Trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên;

- Lập lịch công tác tuần của trường vào Thứ Sáu hàng tuần, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện lịch;

- Ghi chép và ra thông báo các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì.

3. Công tác quan hệ công chúng, thông tin tuyên truyền, quảng bá, tổ chức sự kiện, phục vụ tiếp khách của trường

- Đầu mối công tác đối ngoại của Ban giám hiệu với các cơ quan hữu quan, chính quyền địa phương các cấp;

- Phối hợp với công đoàn và các đơn vị liên quan thực hiện công tác hiếu, hỉ trong và ngoài trường;

- Tổ chức hội nghị giao ban, gặp mặt đầu năm;

- Lập danh sách các đơn vị, cá nhân nhận, trả kinh phí thông tin liên lạc và kinh phí quản lý hàng năm theo quy định;

- Là đầu mối quan hệ với phóng viên báo, đài và phương tiện thông tin đại chúng, chịu trách nhiệm về đưa tin, bài viết cho các báo.

- Phối hợp với đoàn thể và các đơn vị liên quan, chủ trì các buổi hội diễn, triển lãm các hoạt động quảng bá hình ảnh của Trường;

- Tổ chức thực hiện các panô-áp phích, cá khẩu hiệu tuyên truyền, trang trí thường xuyên phục vụ các sự kiến chính trị, ngày lễ, ngày hội…

- Tổ chức quản lý phòng truyền thống của Trường, bảo quản các tặng phẩm, vật kỷ niệm, lưu niệm, hiện vật khen thưởng của nhà Trường;

- Tổ chức khai thác thương hiệu, giới thiệu các sản phẩm ứng dụng sản xuất của các đơn vị trong Trường và các đơn vị liên kết.

- Thường trực Ban biên tâm trang Web;

4. Công tác Quản lý Cơ sở vật chất

- Xây dựng quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng trang thiết bị của Trường, theo dõi việc thực hiện các quy định trên của các đơn vị trong trường;

- Quản lý hồ sơ và thực tế những cơ sở vật chất của trường như: đất đai, nhà cửa, công sở, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, cây xanh

- Triển khai thực hiện theo kế hoạch về sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng trang thiết bị, công trình, kiến trúc; tổ chức mua sắm vật tư, trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho công tác đào tạo và mua sắm BHLĐ cho CBCNV.

- Đề xuất hoặc tập hợp công tác đại tu, sửa chữa lớn, nhỏ, sửa chữa thường xuyên nhà cửa, trang thiết bị trong trường;

- Phối hợp với KHTC và đơn vị trong trường thực hiện việc kiểm kê, đánh giá tài sản, trang thiết bị, thanh lý trang thiết bị vật tư, công trình kiến trúc cũ hư hỏng hoặc không có nhu cầu sử dụng;

- Tổ chức cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, quản lý kho;

- Lập báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ hoặc đột xuất về công tác quản lý trang thiết bị; đề xuất những giải pháp quản lý và sử dụng tốt trang thiết bị của Trường.

5. Công tác phục vụ điện nước, vật tư, trang thiết bị

- Quản lý vận hành hệ thống điện, nước, trang thiết bị phục vụ đào tạo và các công tác khác trong toàn trường;

- Quản lý và theo dõi hợp đồng cung cấp dịch vụ bên ngoài.

6. Công tác y tế

- Quản lý hồ sơ sức khoẻ, sổ y bạ, tổ chức khám sức khoẻ tuyển sinh, khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV, học sinh – sinh viên;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác y tế hàng năm, tuyên truyền nâng cao nhận thức về y tế cộng đồng, phòng chống dịch bệnh và tệ nạn xã hội;

- Khám chữa bệnh ban đầu và các bệnh thông thường, sơ cấp cứu, xử lý các trường hợp tai nạn thương tích…

- Đề xuất biện pháp thực hiện, giám sát và kiểm tra công tác vệ sinh môi trường các cơ sở học tập, phương tiện dạy học, vệ sinh an toàn thực phẩm nhà ăn, các công trình vệ sinh, nước sạch…

- Tham gia các chương trình, dự án về giáo dục, chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ, vệ sinh môi trường trong nhà trường;